Office Manager
CV-LibraryRatingenpermanentPosted: 1 October 2026
Apply NowUnternehmen: Internationale Unternehmensgruppe mit britischer Muttergesellschaft (Name auf Anfrage)
Standort: Düsseldorf
Beschäftigungsart: Vollzeit (40 Stunden), Teilzeit ab 3 Tagen/Woche verhandelbar
Gehalt: 40.000–50.000 € brutto p.a. (Vollzeit-Äquivalent, bei Teilzeit anteilig), je nach Erfahrung
Start: baldmöglichst
Über die Position
Für den deutschen Standort einer international tätigen Unternehmensgruppe mit britischer Muttergesellschaft suchen wir eine engagierte, gut organisierte Persönlichkeit als Office and Business Administration Manager (m/w/d). Sie übernehmen die zentrale administrative Verantwortung für Büroorganisation, Finance Administration, Einkauf und HR-Administration und sind die wichtigste Schnittstelle zwischen dem deutschen Büro und dem britischen Headquarter.
Ihre Aufgaben
Office Management
Organisation und Steuerung des Tagesgeschäfts im Büro
Verwaltung von Büromaterial, Ausstattung und externen Dienstleistern
Koordination von Geschäftsreisen und allgemeiner Bürologistik
Organisation von Meetings inkl. Agenden und ProtokollenFinance Administration
Prüfung und Erfassung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen
Vorbereitung von Zahlläufen zur Freigabe durch das Management
Überwachung offener Posten und Unterstützung beim Mahnwesen
Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern
Unterstützung bei Kundenrechnungsstellung und Credit ControlEinkauf
Erstellung und Verwaltung von Bestellungen
Nachverfolgung offener Bestellungen und Lieferungen
Pflege von Lieferantendaten, Einholen von AngebotenHR-Administration
Organisation von Onboarding und Offboarding
Pflege von Personalunterlagen und Mitarbeiterdaten
Unterstützung bei Arbeitsverträgen und AbwesenheitsmanagementSonstiges
Unterstützung des ISO 9001 Qualitätsmanagementsystems
Schnittstellenfunktion zwischen deutschem Standort und UK-HeadquarterIhr Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder vergleichbare Qualifikation
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder in der kaufmännischen Verwaltung
Erfahrung in den Bereichen Finance, Einkauf oder HR-Administration von Vorteil
Kenntnisse in ERP-/Buchhaltungssystemen (z. B. DATEV) wünschenswert
Erfahrung mit ISO 9001 oder Qualitätsmanagementsystemen von Vorteil
Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse (mindestens B2) erforderlich, da die Position direkt mit dem UK-Headquarter kommuniziert
Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an EigenverantwortungWir bieten
30 Tage Urlaub zzgl. gesetzlicher Feiertage
Diskretionärer Jahresbonus
Internationales Arbeitsumfeld mit direktem Kontakt zum UK-Headquarter
Eine vielseitige Position mit GestaltungsspielraumInteresse? Bewerben Sie sich direkt über diese Anzeige mit einem aktuellen Lebenslauf.
INDP
Standort: Düsseldorf
Beschäftigungsart: Vollzeit (40 Stunden), Teilzeit ab 3 Tagen/Woche verhandelbar
Gehalt: 40.000–50.000 € brutto p.a. (Vollzeit-Äquivalent, bei Teilzeit anteilig), je nach Erfahrung
Start: baldmöglichst
Über die Position
Für den deutschen Standort einer international tätigen Unternehmensgruppe mit britischer Muttergesellschaft suchen wir eine engagierte, gut organisierte Persönlichkeit als Office and Business Administration Manager (m/w/d). Sie übernehmen die zentrale administrative Verantwortung für Büroorganisation, Finance Administration, Einkauf und HR-Administration und sind die wichtigste Schnittstelle zwischen dem deutschen Büro und dem britischen Headquarter.
Ihre Aufgaben
Office Management
Organisation und Steuerung des Tagesgeschäfts im Büro
Verwaltung von Büromaterial, Ausstattung und externen Dienstleistern
Koordination von Geschäftsreisen und allgemeiner Bürologistik
Organisation von Meetings inkl. Agenden und ProtokollenFinance Administration
Prüfung und Erfassung von Lieferantenrechnungen, Abgleich mit Bestellungen
Vorbereitung von Zahlläufen zur Freigabe durch das Management
Überwachung offener Posten und Unterstützung beim Mahnwesen
Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern
Unterstützung bei Kundenrechnungsstellung und Credit ControlEinkauf
Erstellung und Verwaltung von Bestellungen
Nachverfolgung offener Bestellungen und Lieferungen
Pflege von Lieferantendaten, Einholen von AngebotenHR-Administration
Organisation von Onboarding und Offboarding
Pflege von Personalunterlagen und Mitarbeiterdaten
Unterstützung bei Arbeitsverträgen und AbwesenheitsmanagementSonstiges
Unterstützung des ISO 9001 Qualitätsmanagementsystems
Schnittstellenfunktion zwischen deutschem Standort und UK-HeadquarterIhr Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder vergleichbare Qualifikation
Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder in der kaufmännischen Verwaltung
Erfahrung in den Bereichen Finance, Einkauf oder HR-Administration von Vorteil
Kenntnisse in ERP-/Buchhaltungssystemen (z. B. DATEV) wünschenswert
Erfahrung mit ISO 9001 oder Qualitätsmanagementsystemen von Vorteil
Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Englischkenntnisse (mindestens B2) erforderlich, da die Position direkt mit dem UK-Headquarter kommuniziert
Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
Zuverlässigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an EigenverantwortungWir bieten
30 Tage Urlaub zzgl. gesetzlicher Feiertage
Diskretionärer Jahresbonus
Internationales Arbeitsumfeld mit direktem Kontakt zum UK-Headquarter
Eine vielseitige Position mit GestaltungsspielraumInteresse? Bewerben Sie sich direkt über diese Anzeige mit einem aktuellen Lebenslauf.
INDP